Kontynuując tematykę RODO dziś zachęcam do przeczytania wpisu Agaty Majewskiej w przedmiocie monitoringu zakładu pracy pod kątem ochrony danych osobowych. Z monitoringiem w Polsce co do zasady jest problem, bowiem brak jakichkolwiek przepisów bezpośrednio regulujących tę kwestie – tak w zakresie monitoringu prowadzonego wewnątrz organizacji, jak i miejsc publicznych – i to nie tylko w zakresie danych osobowych. Ale o tym już troszkę na IPblogu było (szukajcie, a znajdziecie). Dziś RODO.

Monitorowanie zakładu pracy stało się powszechną praktyką wśród pracodawców. Służy ono najczęściej zapewnieniu ochrony terenu zakładu, jak i bezpieczeństwa pracowników, w szczególności w działach związanych z montażem lub produkcją. Monitoring zakładowy nieodzownie łączy się jednak z rejestracją wizerunku i zachowania samych pracowników, co w świetle dynamicznych zmian w zakresie ochrony danych osobowych rodzi wiele wątpliwości i dyskusji.

Dotychczasowa luka legislacyjna dotycząca monitoringu pracowniczego powodowała wiele nadużyć na tym polu. Zabezpieczeniu interesów pracownika przed dowolnym wykorzystywaniem nagrań monitoringu przez pracodawcę służyć mają zmiany w Kodeksie Pracy przewidziane w projekcie nowej ustawy o zmianach ustaw szczególnych w celu ich dostosowania do RODO, która wdraża przepisy unijnego Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych z dnia 26 kwietnia 2016 r.

Warto zaznaczyć, że również samo rozporządzenie unijne nie reguluje kwestii monitoringu pracowniczego. Jednak pozwala ono wprowadzenie w przepisach krajowych bardziej szczegółowych rozwiązań odnoszących się do ochrony danych osobowych w związku z zatrudnieniem, w tym w szczególności do celów organizacji, bezpieczeństwa i higieny pracy, czy też ochrony własności pracodawcy.

Najnowszy projekt ww. ustawy przewiduje szeroką regulację dotyczącą zasad i sposobów przetwarzania danych osobowych pracowników. Duże zainteresowanie budzi zwłaszcza kwestia dotycząca wideo-monitoringu, monitoringu poczty elektronicznej oraz innych sposobów monitorowania pracowników.

Według projektowanego art. 224 § 1 KP, pracodawca będzie mógł wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół niego w postaci monitoringu wizyjnego. Uzależnione to będzie jednak konkretnym celem, jakim może być jedynie konieczność:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
  • ochrony mienia,
  • kontroli produkcji lub
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Cel ten, jak i zakres oraz sposób monitoringu określony będzie musiał zostać w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub jeśli takie u pracodawcy nie obowiązują – w obwieszczeniu.

Oznacza to, że nagranie nie będzie mogło być wykorzystane przez pracodawcę w innych celach niż określone w Kodeksie – przede wszystkim więc, nie będzie mogło służyć do oceny wydajności pracownika. Jednak, biorąc pod uwagę dość ogólne określenie ww. przesłanek, wydaje się, że pracodawcy będą podejmować próby ominięcia zakazu kontroli jakości pracy pracowników, uzasadniając ją jednym z dopuszczalnych celów stosowania monitoringu. 

Przewidywane ograniczenia dotyczą również zakazu nagrań wideofonicznych, co wyłącza możliwość rejestracji rozmów prowadzonych przez pracowników.

Z tych samych względów, co do zasady monitoring nie będzie mógł obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni ani pomieszczeń udostępnianych zakładowym organizacjom związkowym.

Przyjęty okres retencji zarejestrowanych danych wynosić ma 3 miesiące lub do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, jeśli mają one posłużyć jako dowód w sprawie toczącej się przed sądem lub innym organem.

O stosowaniu monitoringu pracodawca poinformować będzie musiał pracowników w przyjęty u siebie sposób, nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Oprócz tego, oznaczyć będzie musiał monitorowane pomieszczenia w sposób czytelny i widoczny – za pomocą znaków graficznych lub dźwiękowych. Należy zaznaczyć, że już obecnie ukryty monitoring uznawany jest jako naruszający dobra osobiste pracownika, zwłaszcza jego prawo do prywatności.

Zasady dotyczące wideo-monitoringu stosowane mają być odpowiednio do innego monitorowania pracowników. Poza monitoringiem poczty elektronicznej, przepisy nie wymieniają wyczerpująco innych dopuszczalnych środkach monitorowania pracownika, zastrzegając jedynie, iż każdorazowo służyć one muszą jednemu z ww. celów określonych przepisami. Jak wskazuje projektodawca, chodzi tu m.in. o monitoring floty GPS, stron internetowych, czy smsów.

Projektowane przepisy Kodeksu Pracy pozwalają pracodawcy również na kontrolę służbowej skrzynki mailowej pracownika, jednak wyłącznie, gdy okaże się to niezbędne dla zapewnienia organizacji pracy, która umożliwi pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, zastrzegając jednocześnie, iż nie może ono naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.

Powyższe zastrzeżenie wiąże się niewątpliwie ze stanowiskiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, według którego, jakkolwiek pracodawca ma prawo kontroli aktywności swych pracowników w trakcie pracy, to jednak kontrola taka zachować musi określone ramy i nie może naruszać obowiązku poszanowania ich prywatności.

Samo uzasadnienie projektowanych zmian precyzuje, iż nawet, jeśli regulacja wewnętrzna pracodawcy zakazuje korzystania z poczty służbowej dla celów prywatnych, a pracodawca natknie się na prywatną korespondencję pracownika nie stosującego się do tego zakazu, nie będzie mógł jej w całości przeczytać, ani też udostępniać.

Należy zaznaczyć, że opisane zmiany przepisów nie są jeszcze przesądzone. Zarówno ich ostateczne brzmienie, jak i termin wejścia w życie uzależnione są od dalszych prac legislacyjnych nad projektem ustawy dostosowującej polskie przepisy do założeń RODO.

Agata Majewska